ممیزی داخلی تنها یک وظیفه نیست!
بسیاری از خدایان سیستم های مدیریت معتقد هستند ممیزی داخلی یکی از ارکان مهم این سیستم هاست و باید با برنامه ریزی قبلی و حداقل سالی یک بار انجام پذیرد.
اگر چه ممیزی داخلی یکی از الزامات استانداردهای خانواده ایزو 9000 است لیکن به نظر بنده این الزام تنها در سازمان هایی که به بلوغ مناسبی در حوزه پیاده سازی سیستم مدیریت خود رسیده اند از جایگاه لازم برخوردار است و انجام آن در سازمان هایی که سیستم مدیریت آنها تنها کاریکاتور یک سیستم بالغ است معنی ندارد و نباید هر چند وقت یک بار وقت مدیریت و کارکنان سازمان برای انجام ممیزی داخلی تلف شود.
هنگامی که مدیریت ارشد بدون ممیزی نقاط ضعف و قوت سازمان خود را می شناسد و می داند که ابزار مناسب برای از بین بردن نقاط ضعف و قوی تر کردن نقاط قوت را به همراه ندارد و یا به خوبی از آنها استفاده نمی نماید چه لزومی دارد ممیزی داخلی را در برنامه های سازمانی خود قرار دهد و برای انجام آن هزینه نماید.
تجربه نشان داده است عوامل مختلفی باعث می گردد ممیزی های داخلی معمولا اثربخش نباشند و در صورت برطرف نشدن این عوامل انجام طبق عادت ممیزی، امری بیهوده و تلف کننده وقت و از همه مهمتر بی اعتقاد شدن کارکنان سازمان به اثربخشی پیاده سازی سیستم مدیریت می گردد. عوامل تاثیر گذار در اثربخش نبودن ممیزی های داخلی در ادامه مشخص شده است لیکن به آنها محدود نمی گردد:
- رفع نکردن علل عدم اجرای ممیزی داخلی مطابق برنامه ریزی انجام شده،
- عدم استفاده از ممیزین ذیصلاح،
- بکارنبستن رویکرد فرآیندی در ممیزی و تمرکز بر ممیزی مستندات سیستم مدیریت به صورت جزیره ای،
- بی تاثیر بودن نتایج ممیزی در ارزیابی عملکرد سازمانی،
- تنظیم نامناسب و غیرحرفه ای گزارش های ممیزی شامل مصادیق عدم انطباق های صادر شده،
- پاسخگو نبودن مدیریت ارشد سازمان در ممیزی های داخلی.
برنامه ریزی و انجام ممیزی های داخلی تنها دستاوردی که برای سازمان، صرف نظر از هزینه های پنهان اجرای آن به همراه دارد مقدار متنهابهی عدم انطباق بجا و نابجا است که روی دست مدیریت سازمان تلنبار می شود و معمولا بدون آنکه سوابق این عدم انطباق ها سبب ساز بهبود سیستم مدیریت گردد عواقب ناگوار و ناخواسته ای را با خود به همراه می آورد.
